それまでは、Emailで伝わる人にはEmailで、そうでない人には電話で、というふうに用件を連絡していたのですが、そのあいだにFAXが加わり、最近では、それがほとんどメインとなっている感じです。
簡単な連絡事項でも、FAXで送ると、別にこちらから指定しているわけではないのですが、たいていの人がその紙に自分の回答を書いて返送してきてくれます。電話で回答されると、こちらもその回答内容をメモにとらなければならないのですが、FAXで回答がくるとそのまま使えるので非常に便利です。用件の伝達漏れなども、なくなったように思います。
ただし、簡単なFAXの場合、大量のFAXの間に紛れ込んだりする可能性があるようなので、重要な用件の場合「FAXしました」という電話も必要なようです。このあたりのうまい解決法はないものでしょうか。
ちょっと話しが脱線しますが、最近社内でもEmailを利用する人が増えたせいか、Emailで用件を伝えることができる範囲が広がってきたのですが、そのEmailに返事を書く、というのはもうひとつ敷居が高いようで、部長クラス以上くらいの人からは、「メール読んだんだけどねぇ...」という回答が電話で返ってきて、なんのこっちゃ、と思ったりします(^^)。これなら、前述のFAXによる連絡・回答のほうがメモをとらないでいい分だけいいかもしれないですね。
先の書き込みに対して、重要な案件の場合には「届きました？」という確認と、「必ずお読み頂くようお伝え下さい」という伝言をFAX後にしたりするというご意見をいただきました。やっぱり、FAX＋TELしかないですかねぇ。人によっては、FAXだけだといろいろな仕事の後に回しちゃったりするみたいですし...。(^^;
さらに、社内でも気軽な関係のセクションに対しては、「赤い字で重要って書いて電話機にでも張り付けといて！」ということもあるのだとか。
これはいい案だと思いました(^^)。特に１枚もののFAXの場合、受信機のところで他のFAXに紛れ込むチャンスと、その人の机の上まで行ってから他の回覧物などに紛れ込むチャンスと、紛失の機会が２度もありますから、これくらいのことをしてちょうどいいかもしれませんね。(^^;