さて、私の現在の個人情報管理用のツールですが、「超」整理手帳と、Ｂ５のルーズリーフのノート、そしてザウルスの三つを使用しています。
「超」整理手帳も、購入以来いろいろな使い方を試みたのですが、三つのツールのバランスの中で、現在のところは結局「スケジュールの管理」と「会社関係の資料入れ」という二つのメイン機能に落ち着いています。
この三つのツールをそれぞれどのように使っているか、またどのような経緯でそうなったか、ということも重要な点なのですが、それを書くと非常に長くなるため、今回は現時点での「超」整理手帳の使い方のみに限定させていただきます。
まず、スケジュール管理ですが、何よりも強調したいのは、やはり広がるスケジュール表です。そして、一番大事なことは、「広げておく」ということです。私の場合は、自分の席にいるときや会議のときには、左端に今週がくる状態で、４週間分（ちょうどＡ４の大きさになります）を広げて置いています。こうすると、常に今週が起点の１カ月分の卓上カレンダが、かなり詳細なスケジュール内容付きで目の前にある状態になります。
「超」整理手帳のスケジュール表を、「広げることもできる週間スケジュール表である」と見るのと、「持ち運ぶために折り畳むこともできる連続スケジュール表である」と見るのとでは、格段の違いがあります。
広げて置いていると、まず人が話している時間の感覚がよくわかります。「来週中頃までに....」などという言葉が、スケジュール表の上で「あぁ、この辺か」という位置的な問題としてとらえられるということです。
さらに、スケジュール表に予定がない時間の把握ができます。スケジュール表に予定がないということは、そこが自分の時間であって、自分に課せられた業務はその時間でこなさなければなりません。その時間が、よく見えるということです。「おっ、ここに二日分の空き時間があるから、この間に月末が締切のこの仕事をやってしまうか」といった感じです。このときに、すぐ目の前のTODO事項ではなくて、数週間のスパンでみた重要事項、優先事項がよくわかるというのも、広げたスケジュール表の大きな特長です。
言い忘れてましたが、いわゆるTODO項目は、小さいポストイットに書いて、締切日のところに張り付けてあります。４週分を広げたスケジュール表の上の、何枚かのポストイットと、それまでの空き時間を一人でながめながら、それぞれのTODO項目を処理する「手帳上の場所（つまりは時間）」を決めていくわけです。
次に、会社関係の資料入れとしての機能ですが、これは会社関係の資料はたいていの場合Ａ４で配布されるということに起因するものです。会社関係の資料の中には、今期の方針や、全体のスケジュール、プロジェクトの進捗管理など、常に手元に置いて確認したいものが多々あります。それらを、そのまま差し込んでおけるというのが、この手帳の特長の一つであり、自分でもすごく気に入っているところです。
いろいろ述べてまいりましたが、自分自身でも、あれこれと試行錯誤しながら使っておりまして、現時点の状況が、ここに述べたようなものであるということです。またしばらくすると使い方が変わっているかもしれませんが、その点につきましてはどうかご容赦を... (^^; （ちなみに、TODO項目のポストイットでの張り付け、という点が現在気になっている事項です。終わってはがしちゃうと、何をやってきたかという、いわゆるDONE項目が見えなくなってしまうのです。どうすれば良くなるかを検討中です。）
また、内容的にすっかり「超」整理手帳の宣伝のようになってしまいましたが、今回は利用のメリットだけを述べたためにそうなったわけで、ここまで行き着く過程で、「これは使えない」ということで捨ててきた機能も、もちろんあるわけです。スケジュール機能にしても、「広げておく」という（今言ってしまえば）簡単なことに気づくまでは、あまりメリットは感じてなかった訳です。「これはザウルスの方が便利」という機能も、たくさんあります。そのあたり（他のツールとの連携や経緯）についても、おいおいまとめていけたら、と考えています。
電子機器との連携
電子機器との連携の話しなのですが、スケジュール管理に限らず、無の状態から最初の情報を作り出していく過程が、電子機器の場合、今一つ弱いような感じがしているのですが、いかがでしょうか。
これは、たとえば文章でいうと、最初に文章の組み立てを考えていく部分、設計でいうと、ＣＡＤで描く前のラフスケッチ段階というか、形状の概略などを決めていったりする部分などのことです。
もちろん、最近ではアウトラインプロセッサとか、パラメトリックＣＡＤとかがあるにはありますが、まだまだ紙の上である種のシンボルを使って、文章や形状の人相を決めていく作業自体が完全にサポートされているようには思えません。
ひとたびこの作業が終わって、実際の文章や形状を入れていく段階に入ると、圧倒的に電子機器の優位性がでてきます。ある段落を別の場所へ移動させたり、図形を入力した後で、バランスのいい場所に移動させたりと、紙を使った場合には、もう一度やり直した方がいいようなことが、簡単にできてしまいます。
これと同じようなことが、スケジュール管理にもいえると思います。つまり、電子機器では、無の状態から、「このあたりでこんなことをやっておこうか」というような、「スケジュールの概要」がつくりにくいような感じがするのです。紙のスケジュール表の上に、うすーく線を引っ張ったり、円で囲んだりしながら、初期のスケジュール案をたてることが多いものですから...。
私の場合は、スケジュール管理のメインを「超」整理手帳にしていますが、「忘れてはいけない重要な案件」は、ザウルスにも入力して、しかもアラームを設定しています。これは、時計機能が内蔵されている電子機器ならではの技ですよね。これを利用することで、１１時とか、１５時とかの、中途の時刻から始まる会議であっても、遅刻することがなくなりました。
ただ、不精な性格のためか、「超」整理手帳のスケジュール表を「広げた状態で」スケジューリングしたものを、すべて電子機器（ザウルス）に転記しておく、という自信がないため、手帳の方をメインとしています。電話や会議などでのスケジュール調整時には、必ずこの手帳を見ながらでないと約束しないようにしています。
「超」整理手帳にはＡ４の紙がそのまま入るようになっているため、私も２枚程度のコピー用紙をはさんでいます。なにしろ、この手帳をスケジュールのメインにしているため、この手帳は必ず持ち歩きます。そこで、どこでもメモがとれるような体制を整えています。
ただし、日々の記録はＢ５のルーズリーフをメインにしているため、手帳の側にメモしたもので、覚えておく必要のあるものはノートに転記しています。この辺は今一歩連携に欠けるところですね。自分でも、検討の必要性を感じています。
私の場合、ザウルスと「超」整理手帳の両方でスケジュール管理していた時期があったのですが、無精な性格が災いして、書き写し忘れて、両方に別々のスケジュールを入れていたり、書いてない方のスケジュールを見てて会議をすっぽかしそうになったりしたため、今はどこにでも持っていける「超」整理手帳をメインとして、「必ず超整理手帳に書いてあるスケジュールが正しい」といえる状況になるようにしています。