この問題には泣かされますよね。
うちの会社も、管理職以上は２ヵ月分でＡ２のシートになっているようなスケジュール表が配られており、机の上の透明のシート（なんていう商品名でしたっけ？）の下に置かれています。
われわれが会議の調整をする場合は、その人がいる場合はその人に直接聞くのですが、いない場合そのスケジュール表を見て調整しています。
ところが、このスケジュール表、まめに情報を更新してくれる几帳面な人もいれば、まったく真っ白のまま、なにもスケジュールを記入していない人もいます。もっとも、本当にスケジュールが入っていないのかもしれませんが... (^^;;
一番困るのは、それっぽいスケジュールが書いてあるんだけれども、最新の情報じゃないという人です。「おっ、火曜日あいてるな」と思って、そこに会議を設定したあとで、「悪い、悪い。そこは予定が入ってたんだけど、机のスケジュール表に書くのを忘れてた」ってケースですね。
当社の場合も、時代の流れからか、管理職のスケジュールの確認や会議室の予約などを、ネットワークを利用して行うようにしましょうということになってきています。
この方法にしても、結局自分個人の（手帳などに書かれている）スケジュール情報と、ネットワーク上のスケジュール情報との二つの情報を更新しなければならないということには変わりはないわけですよね。
現在の机の上のスケジュール表の状態が、そのままネットワーク上にのっただけということにならなければいいのだが、と心配している今日このごろです。(^^;
個人的には、Ｗｉｎｄｏｗｓ９５のブリーフケースのような機能をもった、携帯スケジュール端末があるといいと思っています。携帯側で更新しても、本体側で更新しても、ネットワークもしくは電話回線で接続したときに、「更新」ボタンを押すだけで両方が同じ状態になるように更新される。こんなのがいいですね。