以前、ザウルスを買ったばかりの頃に、すべてのスケジュールの電子化を試みたのですが、根が不精なせいか、電話で決めた会議の予定などをザウルスに転記し忘れるなどの事故が発生したのです。
このスケジュール管理という方面では、「情報を電子化」するというちょっとしたハードルが、すごく高いような気がします。そもそも、スケジュールなどのようにすべての情報が、抜けなく網羅されていることが要求されるものには、どんな「ちょっとしたハードル」というのも存在してはいけない、という感じがしたのです。
それ以来、スケジュールは、電話しながらでもメモ的に記述できてしまう「紙」を使っています。また、これを開いて確認しながらでなければ、いろいろなスケジュールは決めないことにしています。
でもって、ザウルスを補助的に使っています。一番多いのは、１日の途中（１０時とか１５時など）からはじまる会議などを入力しておいて、５分前に「ピピッ」と鳴らすという使い方です。これは、時計内蔵の電子機器ならではですね。紙の手帳は、自分で確認しない限り、手帳自らはスケジュールを教えてくれません。
あとは、絶対忘れてはいけない予定をバックアップ的に入力したりしています。幸い今までにはありませんが、もし紙の手帳を落としても、重要案件はわかるようにという配慮なのです。これも、思いついたときに入力する程度で、すべての案件がザウルスに転記されているとは言い難い状況です。
ＣＡＤの世界で、ＩＧＥＳやＤＸＦなんていうデータ交換用のファイルがあるように、そのうち「スケジュールのための標準フォーマット」みたいなのができて、電子メールでやり取りできるようになるといいですね。
そうすると、自分が使っているのがオーガナイザーだろうが、スケジュール＋だろうが、ザウルスだろうが、どれにだって簡単に転送できて、転送したとたんにそのプログラムのデータになる。
こういう分野のデータ標準化が、本当はいちばん必要なのかなぁ。
電子化のメリットはよくわかっているのですが、この「記入が面倒で時間がかかる」という点は、私にとって最大のネックになっています。
つい、手帳の予定の日時のところに鉛筆で「項目名」だけをなぐり書きして、「→ＦＡＸ」なんて書いて、ＦＡＸをそのまま手帳にはさみ込だりしてます。
「電子化メリット」より「記入忘れがない」ということのほうを優先させた結果が、今の超整理手帳でのスケジュール管理となっているのです。
スケジュール管理を電子化されているみなさんは、この「記入忘れ」という問題に関して、なんらかの工夫をされていますか。
やはり、まず言えるのは、「絶対に記入を後まわしにしない」ということなんでしょうか。電話を受けた場合は、その電話を切った瞬間に、ＦＡＸや通知書で受け取った場合はその場で、というのが原則なんでしょうが、現実の場ではなかなかそうもいかないことはないですか？
なにかいい方法を編み出している人は、ぜひご紹介をお願いします。
ちなみに、住所録は私もデジタル管理です。
> 私はLibのOrganizer2.1で管理しています。確かに｢記入忘れ｣の危険性は｢手帳｣
>よりも大きいかもしれません。でも、私の場合はそれ以上に｢記入したこと忘れ｣
>が多発したため、電子玩具の恩恵にすがることにしました。
これは言えます。紙の手帳は、向こうから予定を教えてくれませんもんね。つねに、こちら側からアクションを起こしてやらないと調べられません。
電子化している場合は、アラームが鳴ったり、電源オンで表示されたり、ポップアップウィンドウに表示されたりと、向こうから予定を知らせようとしてくれるところがいい点ですね。
この問題に関して、私が行なっている対策は、朝の予定確認作業です。
私は、毎朝、始業時間（といってもフレックスなので、自分のみなした「始業時間」のこと）の３０分前に会社につくようにしています。実はこの時間に着く電車が、もっとも楽に移動できる（家を出てからの乗り換えが少なくて、確実に座れる）という理由によるものです。(^^;
始業までの３０分の間に、今日のＴＯＤＯリストの作成作業を行ないます。具体的には、昨日のＴＯＤＯリストをチェックし、やりのこした項目を洗い出すとともに、今日の予定を付け加えていきます。この作業をするときには、超整理手帳を今週から４週間後までくらいが見える状態にして横に置いてあります。
で、会議の予定等は、ここでザウルスにアラーム付きで転記するようにしているのです。以前にも書きましたように、重要な案件の場合は、スケジュールのバックアップの意味も込めてザウルスにも入力されていることがあるのですが、日々の細々した案件までは入っていません。それをここで付け足していくわけです。
「転記」といっても、要は「アラームが鳴ればいい」わけですから、文字はほとんど入力していません。また、すべての会議を入力するわけではなく、時間を忘れそうなもの（１４時開始といったような、業務の途中時間に開始されるものなど）に限っています。「時間を忘れそうなもの」というより、実際には他の仕事をしていて「時間にきたことに気がつかなさそうなもの」といった方が正しいと思います。
私の場合、ザウルスは電話帳、電卓、辞書の機能を使うために、作業服の胸ポケットに入れて携帯するようにしています。朝入力した会議の予定は、開始５分前になると胸元で「ピピッ、ピピッ、....」と鳴って教えてくれるのです。
現在のところは、こうして「朝３０分の定型作業」という時間を設けることで、「記入したこと忘れ」を防止しています。