自分自身が発見したり、発想したりしたことは、カードなどの形で記録していくとして、外部から与えられる情報、とくに新聞・雑誌などから与えられる情報をいかにして保存していけばいいのか、という技術について述べているのが本章です。
ここでもやはり、タイトルの一部にもありますように、「規格化」ということが一大テーマとしてあげられています。
「ハトロン紙をＡ４判の大きさに切って台紙とする。記事の大小にかかわりなく、台紙１枚に記事ひとつという原則をかたく守る」という方法です。
さらに、その整理法もスクラップブックから、項目別の棚方式をへて、オープンファイル方式になったと書かれています。
オープンファイル方式というのは、Ａ４のハトロン紙にはった記事を、すべて一定の型のフォルダーにはさみこんで、それを普通の本棚のような棚にたてるやりかたです。フォルダーには耳がついていて、そこに項目名を書き込みます。
これによって、棚方式の欠点であった「分類項目が固定してしまう」という点が解消されます。分類項目は、場合によっていっそう細分化したくなることもあるし、項目どうしの順序を変えたくなることもある。このような、「項目の成長や移動」ということに対して、棚方式は柔軟ではない、ということなのです。
このスクラップブック→棚方式→オープンファイルという整理方法の変遷を、ノートからカードへの移行と対比させています。
第１段階：スクラップブックの段階はノートにあたります。ここでは、内容の配列が固定していて、追加・変更は不可能です。
第２段階：棚方式は、ルーズリーフの帳簿と対応します。追加は自由ですが、分類項目の変更はむずかしい。
第３段階：オープンファイル方式が、カードにあたります。ここまできてはじめて、追加・変更・分類が自由自在となります。
最近では、コンピュータの発達によって、情報の保存と、その分類・整理を分けて考えることができるようになってきているように思います。この先の第４段階、第５段階の技術が考えられそうですね。
いずれにしても、「規格化をつよくおしすすめることは、身辺から雑多な要素を追放し、知的作業をやりやすくするために、たいへん有効な方法である」（本文より引用）ということは、時代がうつっても変わらない事実のように思います。
３０年前に本書が書かれた頃には、（紙の大きさや保存形態といった）形式的な規格化が進められていたのに対し、現在はむしろ（データベースの項目などといった）内容的な規格化が進められている点は異なりますが、どちらも結局「規格化」なのですね。
山根一眞氏も、その著書「スーパー書斎の仕事術」のなかで、「知的生産の技術」のすすめにしたがって、カードを１万枚購入し、途中で挫折したということを書いています。
そして、『カードの値段の割にカードを収納するキャビネットの値段が高かったことと、なにもかもこのカードですまそうと欲ばった』ことが原因だろうと分析しています。
梅棹先生は、この「きりぬきと規格化」でも述べているように、Ｂ６カードのほかに、いくつかの情報整理技術を開発していて、それらをひとつのシステムとして運用することで、知的生産のために有効利用していたわけです。
山根氏は、この挫折を経て「山根式袋ファイル」というシステムを作るにいたっています。
「山根式袋ファイル」を思いつく前提となった条件は、次の五つだと書かれています。
そうしてできあがった５００あまりの袋ファイルを、まず「人物」「一般項目」「医学」の三つの山に分け、それぞれをアイウエオ順にならべて書棚に収める。これによって、「人物」「一般項目」「医学」という３種類の分野の、自分ならではの百科事典ができたのだそうです。
氏は、強く五十音順の情報整理を推薦しています。『絶対に守るべき大原則である』とさえ書いているのです。
『五十音でなく分野別に分類すると、どこに何があるかわからなくなる。また、新情報が増えてくると分類しきれないものが出てきて、新分野の項目を設ける必要がある。なにがなんだかわからなくなるのが「分野別分類」である。しかし、五十音順ならいくら増えようと関係なし。分類に悩むこともないし、とり出すときもいとも簡単である』とのこと。
じつは自分自身で、１度も試したことがない分類方法が、この五十音分類なのです。
会社の分類方法が、ほぼ「分野別分類」（個々の製品別の分類）になっており、個人的には何度か書きましたように「超」整理法に近い「時系列分類」の方法を採っているのでした。