「知的生産の技術」では、前半、１〜５章で、手帳、ノート、カード、ファイルなど、いわば知的生産における装置の問題をとりあげています。第５章は、その装置問題の締めくくりとしての「整理と事務」です。
この章は、ちょっと長くなるため、３分割でアップいたします。
ここでは、『ものごとがよく整理されているというのは、みた目はともかく、必要なものが必要なときにすぐにとりだせるようになっている』状態であると書かれています。
そのために、まずものの「置き場所を体系的に決め」、その「置き場所を必ず守る」（出したら、もとの位置に戻す）ようにし、さらに、そこに必ず「立てて並べる」（積んではいけない）ようにすることが肝要である、と述べられています。
これは、時代に関係なく現在にも引き継がれる技術ではないでしょうか。
「超」整理法のような整理法にしても、個々の資料の絶対的な置き場所は変化するものの、総体としてみたときには、情報は必ずその一連の並びの中にあり、戻し方も決まっている。そういう意味では、広義にとらえると、上の三つの原則にそっていると言えると思います。
梅棹先生自身は、書類を「紐でくくるか糸でとじる」という方法からはじまって、「袋法」→「とじこみ方式」→「しきり棚方式」と変遷して、最終的に「垂直式ファイリング法」にいきついたそうです。
「垂直式ファイリング法」というのは、二つ折りのフォルダーの中に書類をはさみこんで、それをカードのように、立てて並べる方式のことを言っています。
分類項目としては、役にたつような細分化をすすめていくと、最終的に固有名詞が単位になったのだそうです。つまり、民族学会理事会とか、プリマーテス研究会とか、さらには交渉のあるひとりひとりの個人名のファイルにして、そこにその団体や個人との往復文書などを全部ファイルする。こうして、交渉のある相手ごとにファイルと作ることを、銀行などの業務になぞらえて、「口座を作る」と称しているのがおもしろいところです。
立てて並べるものとしては、スチール製のファイリング・キャビネットを使い、口座名のアイウエオ順に配列するのだそうです。
このようにしてキャビネットに並べられた垂直式ファイリング・システムを「キャビネット・ファイル」と呼んで、第４章の「きりぬきと規格化」のところで述べた「オープン・ファイル」とは明確に区別しています。
ここでは、「キャビネット・ファイル」と「オープン・ファイル」の違いについて述べます。
「キャビネット・ファイル」は、事務文書のファイルであり、主として個人および団体との往復文書が、固有名詞別のフォルダーに入れられて、アイウエオ順にキャビネットに並べられている。つまり、毎日の事務のための文書の「保管」のための装置、「事務文書管理装置」なのです。
「オープン・ファイル」は、資料のファイルであり、新聞の切り抜きをはじめ、パンフレットその他の資料が、（切り抜きはＡ４の台紙にはられた上で）フォルダーに入れられて、本棚に入っている。こちらは資料の「保存」のための装置、「資料保存装置」といえます。
両方に同じ名前のファイルがたくさん出てくることは「当然である」とされています。
「○○大学」というキャビネット・ファイルには、その大学での講演に関する打ち合わせの往復文書などが、そしてオープン・ファイルには、その大学の要覧や学生募集の案内などのパンフレットが入っている。
個人名のファイルだと、キャビネットにはその人との通信が、オープンにはその人の論文が入ったりするのだそうです。
私自身、これらを明確に区別する意味合いをよく理解できていないところがあるのですが、個人的なやり取りがキャビネット・ファイル、一般的な資料がオープン・ファイルといったような分類なのでしょうか。
（↑ 私自身の意見としては、「ポケットひとつ」の原則で、なにもかもひとつのファイルにあったほうがいいと思うのですが、どんなもんでしょうね。）
さらに、キャビネット・ファイルの使い方についても述べられています。
手紙が来たら、まず用件を処理しなければならない。それが済むまでは、手紙は机の上の未決箱に入れておかねばならない。返事を書くべきものは書く。それが済んでからはじめて、返事のコピーと一緒にファイルに入れる。すると、つぎにその用件の続きが起こったときに、ファイルがものをいうのだそうです。
これをしないで、手紙が来たからといって、即座にファイルに入れてしまっては、手紙はそこで眠り込んでしまって、ことはなにも進行しない。キャビネット・ファイルは、あくまでも事務文書保管装置であり、事務を処理する装置ではないのである。
最近、いろいろな案件を電子メールで処理することが増えてきました。電子メール時代のキャビネット・ファイルのあり方（事務文書保管のあり方）について、検討する必要性を感じている今日このごろなのです。
５章の最後に、知的生産のための空間の問題が述べられています。
知的生産のために必要な部分空間は、「仕事場」「事務所」「資料庫」「材料置き場」の四つだそうです。
「仕事場」は、執筆したり、読書したりする場所です。ここは聖域であり、密室であることが望ましい場所です。知的生産活動の、もっとも創造的な部分は、ここで行なわれます。
「事務所」は、仕事が完了した後の事務処理を主体に行なう場所で、ここに、先に述べたキャビネット・ファイル（事務文書管理装置）が置かれています。両そでがファイル・キャビネットになっているような机だと、容器と処理場所を兼用できるので、空間効率がいいそうです。
「資料庫」というのは、オープン・ファイル（資料保存装置）です。つまり本棚で、オープン・ファイルと本とが一緒に保存されている場所です。
「材料置き場」は、カードや原稿用紙等を置いておく場所だそうです。
ひとつのテーマが決まると、それに必要な資料は本を「資料庫」から持ち出して、「仕事場」の机の周りに置き、その仕事に集中する。仕事が完了すれば、「事務所」にまわって、原稿の発送その他の事務処理を行なう。そして、資料類などは、「資料庫」の所定の位置に戻して、終了なのだそうです。
そんな広い場所が取れるもんか、とも思いますが、問題は、広さではなくて、空間の機能分化だそうです。１室の書斎でも、仕事の机と、事務の机、本棚やオープン・ファイルのための棚、そしてどこかに材料置き場を設ける。ただし、仕事用の机と事務用の机は、できるだけ離して、二つあったほうがいいだろう、とのことです。
現在は、ということで自分の身の回りを見てみると、私の場合だと、ライティングデスク書斎が「仕事場」、そしてこのパソコンデスクが「事務所」といえるでしょうか。ぴたっと隣り合っていますが... (^^;;
でもって、キャビネット・ファイルにあたる通信記録はすべて（整理はされていないものの）コンピュータの中にあり、リファレンス用の資料は隣の本棚の中に（これまた整理はされていないものの）入っているという状況ですね。もう少し明確な機能分化が必要かなぁ。(^^;
会社においては、スペースの関係もあって、自分ひとりで「仕事場」と「事務所」の二つの場を確保することは難しそうですねぇ。なんらかの、精神的な切り換えが必要ということでしょうか。
さて、このように整理や事務の技法を考えることで得られるものは、能率的な効果もさることながら、むしろ精神の安静であると書かれています。日常の知的活動にともなう、情緒的乱流を取り除くことが、整理や事務の技法を考える最大の目的なのだそうです。